Searching for a wedding venue

After you finally say yes, there is a lot to consider. After the guest list and budget comes the venue where you want to celebrate your event.

There are different aspects that we must take into consideration when choosing the place or venue, one of them and I consider the most important, is the budget designated for the event.

To get a clear idea of what you want, you must start by defining the type of event that you are going to carry out, whether it is formal or semi-formal. The place should always be in tune with what you want to project, whether it is classic - traditional or modern and fun.  Think if you want it to be outdoors or indoors. You need to ask the following questions before selecting a place:

1. How many people can be accommodated? - This is a basic rule since it must fit the number of guests you have on your list, you should not fall in love with a place without considering this point. Also, by security measure, all places have a maximum capacity of people.

2. What other options does the place provide? - It is necessary to know if the place offers security, tables, chairs, even food and drink packages. Some of these options help you to stay on budget and are very convenient.

3. Does the place have a kitchen and bar? - Many food suppliers ask for a kitchen or a comfortable area for the preparation and assembly of the dishes. If the location provides a bar space you will save yourself from having to assemble one.

4. Does the venue provide space to perform the ceremony? – An increasing number of couples decide to do both events (the ceremony and the reception) in the same place. Ask if the place offers you flexibility for additional hours to carry out the ceremony, because I’m sure you will not want to use up the time of the reception which is typically between 4 and 6 hours.

5. What is the cost and for how long? - You must know how much time you will have available for the decoration and preparation of the space, as well as for the disassembly. It is also very important to know the cost of additional hours, if an option, the maximum number of hours, and what you must do to request this additional time in case that you are having a good time and don’t want to end the party.

In addition to these basic questions, you should not fail to ask if the place has liability insurance or if you have to acquire one. Also validate that their permits are up to date. In case of electrical or water failures, make sure the location provides you with an onsite power plant and a water tank. Also ask what the maximum amperage (voltage) is so that you can give the information to the DJ or bands playing, and have music all night. For your guests, ensure that there’s easy access to the place. Validate whether there’s a handicap ramp or elevator, how many parking spaces are provided and whether there are any areas that pose a danger to your guests.

Finally, check in the contract every rule and restriction of the place and discuss any in which you have doubts. To summarize, be diligent to ensure that your event is a success!

Buscando un lugar para mi evento

Cuando finalmente dices SI (a casarte), uno de los primeros asuntos a considerar luego de la lista de invitados y el presupuesto; es decidir el lugar que quieres para celebrar tu evento.

Existen diferentes aspectos que debemos tener en cuenta al elegir el lugar, uno de ellos y considero el más importante, es el presupuesto designado para el evento.

Para tener una idea clara de que es lo que quieres, debes comenzar por definir el tipo de evento que vas a llevar a cabo, ¿Es formal, semiformal o casual?.  El lugar siempre debe ir en armonía con lo que quieres proyectar en tu evento, por ejemplo si es clásico- tradicional o moderno y divertido; de igual manera pensar si quieres que sea al aire libre o en un lugar bajo techo. Por estas y otras razones es necesario que antes de seleccionar un lugar te hagas las siguientes preguntas:

1. ¿Cuántas personas acomoda el lugar?- Esto es regla básica ya que debe ajustarse a la cantidad de invitados que tengas en tu lista, no debes enamorarte de un lugar sin considerar este punto. Además por medida de seguridad todos los lugares tienen una capacidad máxima de personas.

2. ¿Qué otras opciones te provee el lugar?- Es necesario saber si el lugar te ofrece seguridad, mesas, sillas, incluso paquetes de comida y bebida. Esto te abarata en muchas ocasiones los costos y es muy conveniente.

3.  El lugar, ¿tiene cocina y barra?- Muchos proveedores de alimentos te solicitan cocina o un área cómoda para la preparación y montaje de los platos. Si tiene espacio de barra te economizas tener que montar una.

4. ¿Provee el lugar opción para realizar la ceremonia?- Cada vez son más las parejas que deciden hacer ambas partes (ceremonia y recepción)  en el mismo lugar. Pregunta además si, el lugar te ofrece  hora adicional para llevar a cabo la ceremonia, ya que no querrás perder del tiempo de la recepción que usualmente es entre 4 a 6 horas.

5. ¿Cuál  es el costo y por cuánto tiempo?- Debes conocer qué tiempo te  ofrecen para la decoración y preparación del espacio, así como para el desmontaje. Muy importante además saber el costo de horas adicionales, el máximo de horas y qué debes hacer para solicitar este tiempo adicional en caso que la estén pasando tan bien y no quieran terminar la fiesta.

En adición a estas preguntas, que son básicas; no debes fallar en preguntar si el lugar cuenta con seguros de responsabilidad o si tienes que adquirir uno y si sus permisos están al día. En caso de fallas eléctricas o potables, te gustaría saber si cuentan con planta eléctrica y cisterna de agua. Y para que tengas música toda la noche y le puedas dar la información al DJ o banda, pregunta cuál es el amperaje (voltaje) máximo.

Por otro lado, para que tus invitados tengan acceso fácil al lugar; ¿tiene rampa de impedidos o elevador?, ¿cuánto espacio de estacionamiento tienen?, y es importante verificar si hay áreas que representen peligro para tus invitados?

Para finalizar verifica en el contrato todas las reglas y/o restricciones del lugar y discute aquellas en las que tengas dudas. En fin, investiga todos los puntos necesarios para que tu evento sea ¡un éxito!

¿Te has comprometido? ¿Ahora que?

Felicidades, debes estar muy emocionada y no es para menos!!! Pronto serás una novia! Tu mente debe estar ahora girando como un torbellino, pensando en todas las cosas que debes hacer, preparar, contratar y tener listas para poder hacer realidad uno de los sueños mas hermosos de tu vida y que quedé exactamente como lo imaginas.

Así que, como coordinadora de bodas te voy a recomendar que en vez de verlo como algo grande (lo que puede ser muy estresante) lo dividas en partes por orden de prioridad; y verás que no deber  sertan complicado.

Encontrarás en revistas, páginas web o en las redes sociales,  mil y una tareas que debes hacer primero y por donde comenzar; pero según mi experiencia, estas son las cinco cosas indispensables para comenzar a planificar tu gran día.

Primero-Escoger la fecha.  Por lo general debe ser con al menos un año de anticipación. El escoger la fecha con tiempo te garantizará el que puedas contratar los servicios con los suplidores que realmente deseas. Recuerda los buenos suplidores (con experiencia y reconocimiento) todo el mundo los considera para sus eventos. Además, con un año tienes el tiempopara determinar cuáles son tus gustos y puedes definir tus ideas ya que no estás con la presión del tiempo.

Segundo-Definir su presupuesto.  Dolor de cabeza para muchos, ya que comienzan con una cantidad y al paso de las semanas se pueden percatar que por sus intereses y gustos no es un presupuesto real. Es importante discutir con la o las personas que van a pagar por la boda (o algunas cosas) para ver que tanto pueden aportar o hasta cuanto podrían manejar si surge una situación imprevista.

El presupuesto debe ser asignado de acuerdo al orden de prioridad e importancia para los novios, por ejemplo: la ceremonia, la comida, el ajuar de la novia, etc. En el presupuesto se calcula desde los anillos hasta la luna de miel..

Tercero- Definir la cantidad de invitados. No todas las personas que conocen deben asistir a tu boda. Haz una selección de las personas que quieres estén presentes en uno de los momentos más especiales de tu vida. Considera cuan cercano o importante es para ti y tu novio el que esa persona esté allí. Además debes tener en cuenta el presupuesto, no es lo mismo ofrecer buena comida para 50 personas que para 200. Comienza haciendo una lista inicial de los familiares, amigos y por ultimo compañeros de trabajo mas cercanos y luego puedes ir eliminado; por ejemplo si es una persona que casi nunca vez o raramente comparten.

Cuarto- Ver opciones y contratar el lugar (ceremonia y recepción). La selección del lugar depende del tipo de evento, la cantidad de invitados y lo asignado en el presupuesto. Los centros de actividades ymás cuando son populares su ocupan con facilidad. Considera un salón de acuerdo al estilo de tu boda, si quieres una boda clásica y elegante debe ser en una salón con aire acondicionado o de tipo ballroom, si por el contrario piensas una boda rústica puede considerar en un jardín (exteriores) o una hacienda. Ten en cuenta el fácil acceso para tus invitados, cuan distante es del lugar de la ceremonia. Pregunta siofrecen otros servicios (comida, bebida, etc.) y muy importante si tiene sus seguros y licenciasal día.

Quinto-Contratar los servicios de un coordinador. ¿Por qué? Por múltiples razones. El coordinador tiene la experiencia y los contactos que tus necesitas para disfrutar sin estrés de este proceso hasta el día de tu boda. El coordinador va aliviar la carga de tener que lidiar con todo lo que conlleva la planificación de un evento desde la contratación de suplidores y la confirmación de tus invitados hasta la supervisión de cada detalle en la ceremonia y la recepción. Es la persona que te va a recomendar, sugerir y  asistir en el diseño de la actividad y sin duda alguna se convertirá en tu aliado y defensor ante cualquier situación.

Considera los puntos anteriores como referencia para comenzar a planificar el día más anhelado de tu vida. ¡Verás que no es tan difícil como parece! ¡Disfrutalo!

Why should I get married in Puerto Rico?

Imagine a blue ocean view, white sand beaches, a warm tropical climate, nights with a starry sky, extraordinary food, and everything within your budget! Wouldn't that be enough reason to say YES to a wedding in Puerto Rico?

Consider Puerto Rico as your wedding destination. In particular, consider traveling to the western part of the island (Rincon, Cabo Rojo, Aguadilla, etc). West Puerto Rico has a wide variety of breathtaking scenarios that you will not be able to resist. From beaches for surfing to fields with beautiful nature in an atmosphere of tranquility and security. It is easily accessible from the Rafael Hernández International Airport in Aguadilla with direct flights from NY and Florida. The San Juan International airport is only 2 hours away. West Puerto Rico has a diverse set of hotels and villas and many activities for your guests to enjoy during their time in the island. 

West Puerto Rico has excellent certified wedding coordinators who are professional and will work to satisfy each and every one of your needs. Our goal is to make the event exceed your expectations because we know that every detail counts.

Dare to have a romantic, magical and unforgettable wedding on an exotic, yet accessible island full of charms to the sight and palate. Come and get married in Puerto Rico!

Contact us to learn more about what you need in order to get married in Puerto Rico. Here is a quick link for reference: full details. 

Do I need an Event Planner?

We organize an event hoping to create a special memory with our guests. We want to enjoy the event from beginning to end. That is the reason we organize an event, correct?

However, between coordinating and confirming the various services it is likely that on the day of the event you will find yourself stressed. If you’re organizing, finding suppliers, decorating, greeting guests, and maybe even hosting the event, you may not even have a chance to sit and admire the great event that you’ve been planning for so long. Given this, has it been worth doing it all by yourself?

This is part of my answer when I am asked whether the services of an Event Coordinator are needed. Absolutely! Everything I mention before, plus thousands of other errands and responsibilities, are things that an Event Coordinator takes care of. The Event Coordinator is the person that will allow you to enjoy the event as you’ve dreamed of it! This is the person that will listen to your ideas and turn them into reality and, best of all, without asking you or your loved ones to put in any effort. The Event Coordinator will present you with options and guide you as you decide how to optimally manage your time and budget.

The Event Coordinator will become your biggest ally as she works through every situation that comes up before and during the event. A great coordinator will understand you and tailor their services to your unique taste and needs.

As a coordinator there is no greater satisfaction than to bring to each and every one of my clients the activity they always hoped for. Giving them the opportunity to dance, laugh, be in pictures and enjoy a great meal with friends and family. Allowing them to treasure each moment. Having them say: “Thank you, I am glad that we decided to use your services!” Achieving the experience that they always wanted.