Cuando finalmente dices SI (a casarte), uno de los primeros asuntos a considerar luego de la lista de invitados y el presupuesto; es decidir el lugar que quieres para celebrar tu evento.
Existen diferentes aspectos que debemos tener en cuenta al elegir el lugar, uno de ellos y considero el más importante, es el presupuesto designado para el evento.
Para tener una idea clara de que es lo que quieres, debes comenzar por definir el tipo de evento que vas a llevar a cabo, ¿Es formal, semiformal o casual?. El lugar siempre debe ir en armonía con lo que quieres proyectar en tu evento, por ejemplo si es clásico- tradicional o moderno y divertido; de igual manera pensar si quieres que sea al aire libre o en un lugar bajo techo. Por estas y otras razones es necesario que antes de seleccionar un lugar te hagas las siguientes preguntas:
1. ¿Cuántas personas acomoda el lugar?- Esto es regla básica ya que debe ajustarse a la cantidad de invitados que tengas en tu lista, no debes enamorarte de un lugar sin considerar este punto. Además por medida de seguridad todos los lugares tienen una capacidad máxima de personas.
2. ¿Qué otras opciones te provee el lugar?- Es necesario saber si el lugar te ofrece seguridad, mesas, sillas, incluso paquetes de comida y bebida. Esto te abarata en muchas ocasiones los costos y es muy conveniente.
3. El lugar, ¿tiene cocina y barra?- Muchos proveedores de alimentos te solicitan cocina o un área cómoda para la preparación y montaje de los platos. Si tiene espacio de barra te economizas tener que montar una.
4. ¿Provee el lugar opción para realizar la ceremonia?- Cada vez son más las parejas que deciden hacer ambas partes (ceremonia y recepción) en el mismo lugar. Pregunta además si, el lugar te ofrece hora adicional para llevar a cabo la ceremonia, ya que no querrás perder del tiempo de la recepción que usualmente es entre 4 a 6 horas.
5. ¿Cuál es el costo y por cuánto tiempo?- Debes conocer qué tiempo te ofrecen para la decoración y preparación del espacio, así como para el desmontaje. Muy importante además saber el costo de horas adicionales, el máximo de horas y qué debes hacer para solicitar este tiempo adicional en caso que la estén pasando tan bien y no quieran terminar la fiesta.
En adición a estas preguntas, que son básicas; no debes fallar en preguntar si el lugar cuenta con seguros de responsabilidad o si tienes que adquirir uno y si sus permisos están al día. En caso de fallas eléctricas o potables, te gustaría saber si cuentan con planta eléctrica y cisterna de agua. Y para que tengas música toda la noche y le puedas dar la información al DJ o banda, pregunta cuál es el amperaje (voltaje) máximo.
Por otro lado, para que tus invitados tengan acceso fácil al lugar; ¿tiene rampa de impedidos o elevador?, ¿cuánto espacio de estacionamiento tienen?, y es importante verificar si hay áreas que representen peligro para tus invitados?
Para finalizar verifica en el contrato todas las reglas y/o restricciones del lugar y discute aquellas en las que tengas dudas. En fin, investiga todos los puntos necesarios para que tu evento sea ¡un éxito!